Política de privacidad
Esta política explica qué datos personales trata Soltechn, con qué finalidades, bajo qué responsabilidades y cómo pueden ejercerse los derechos relacionados con esos datos. Soltechn no vende bases de datos personales ni utiliza el contenido operativo de cada cliente para fines ajenos a la prestación del servicio.
Alcance y responsable
Esta política describe cómo se trata la información dentro del ERP Soltechn, incluyendo datos de usuarios, empresas, clientes, proveedores, empleados, expedientes, proyectos, ventas, inventario, finanzas, soporte y demás módulos activos.
La organización titular de la cuenta actúa como responsable de los datos operativos que incorpora al sistema y define sus finalidades. Cuando Soltechn aloja o presta soporte sobre esos datos, actúa como encargado y los trata conforme a instrucciones verificadas del cliente, al contrato y a la ley.
Soltechn actúa como responsable respecto de los datos que recibe directamente para administrar cuentas, facturación, contactos comerciales, soporte, seguridad del servicio y esta página pública. El canal de contacto publicado en esta página permite identificar y contactar al responsable correspondiente.
Información que puede recopilarse
La plataforma puede registrar datos proporcionados por usuarios, datos generados por la operación y datos técnicos necesarios para seguridad y continuidad.
- Datos de cuenta: nombre, correo, usuario, rol, empresa, sucursal y preferencias.
- Datos operativos: documentos, tareas, hitos, archivos, comentarios, aprobaciones, transacciones, clientes, proveedores y registros de módulos activos.
- Datos de seguridad: sesiones, direcciones IP, dispositivo, navegador, eventos de autenticación y acciones críticas.
- Datos de soporte: mensajes, solicitudes, evidencias, archivos adjuntos y comunicaciones necesarias para atender incidencias.
- Datos de contacto y facturación comercial: empresa, nombre, correo, teléfono, datos fiscales y registros de contratación o pago cuando corresponda.
- Datos de funciones de IA habilitadas: instrucciones, mensajes, contexto utilizado por la función, respuestas y datos de uso necesarios para operar y auditar la asistencia.
Finalidades y bases del tratamiento
Los datos se tratan para prestar el servicio contratado, autenticar usuarios, ejecutar procesos del ERP, facturar, brindar soporte, mantener trazabilidad, prevenir fraude, responder a obligaciones legales y mejorar estabilidad y seguridad.
Según el contexto, el tratamiento se basa en la ejecución de un contrato, el cumplimiento de una obligación legal, el interés legítimo en proteger y mejorar el servicio o el consentimiento cuando una actividad opcional lo requiera. El cliente debe definir la base aplicable a los datos que incorpora como responsable.
- Cuenta y acceso: autenticar, administrar permisos y mantener preferencias.
- Operación y facturación: ejecutar los módulos contratados, registrar transacciones y cumplir obligaciones comerciales o legales.
- Seguridad y soporte: detectar abuso, auditar acciones, investigar incidentes y resolver solicitudes.
- IA habilitada: generar la asistencia solicitada, permitir su revisión y mantener la trazabilidad de su uso.
Origen de los datos
Los datos pueden ser proporcionados directamente por visitantes, usuarios o administradores; generarse por el uso de la plataforma; o recibirse desde integraciones, importaciones y fuentes autorizadas por la organización.
Datos dentro de los módulos del ERP
Los módulos pueden contener información sensible o estratégica, como expedientes legales, comprobantes, pagos, datos de empleados, documentos internos, proyectos, inventario, cotizaciones y comunicaciones con clientes.
El acceso a esa información depende de los permisos configurados por la organización. Cuando existan controles de clasificación, los datos sensibles pueden mostrarse ofuscados si el usuario no tiene autorización para verlos.
Seguridad, permisos y auditoría
Soltechn ERP incorpora controles orientados a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Estos controles pueden incluir permisos por acción, MFA, auditoría, monitoreo de sesiones, bitácoras y alertas.
Los administradores de cada organización deben revisar periódicamente los permisos asignados y retirar accesos que ya no sean necesarios.
Instrucciones del cliente y subprocesadores
Para los datos operativos tratados por cuenta del cliente, el contrato o anexo debe identificar categorías de datos y titulares, finalidades, instrucciones documentadas, medidas de seguridad, subprocesadores y lugares de tratamiento. Soltechn ayudará razonablemente al cliente a responder solicitudes verificadas de titulares y a evaluar incidentes.
La lista y los cambios relevantes de subprocesadores aplicables a cada despliegue se comunicarán por el canal contractual, junto con la posibilidad de objeción fundada cuando corresponda. Los proveedores contratados directamente por el cliente mediante integraciones se rigen por sus propias condiciones.
Destinatarios, proveedores e integraciones
Para operar determinados servicios pueden intervenir proveedores de infraestructura, correo, almacenamiento, mensajería, analítica, pagos o integraciones externas. El intercambio de datos se limita a lo necesario para prestar el servicio configurado.
No se venden bases de datos personales. Los datos solo se comunican por instrucción del cliente, para operar un servicio habilitado, proteger la plataforma, cumplir una obligación legal o atender una autoridad competente.
Cuando una organización activa integraciones con terceros, debe revisar las políticas, condiciones y ubicación de tratamiento de esos servicios externos.
Transferencias y ubicación
La ubicación del alojamiento y de los proveedores puede variar según el despliegue contratado. Cuando el tratamiento implique transferencias internacionales, se aplicarán las salvaguardas contractuales y técnicas exigidas por la normativa correspondiente.
La organización puede solicitar información sobre los proveedores relevantes para su despliegue mediante el canal oficial de contacto.
Conservación y respaldos
La información se conserva mientras sea necesaria para operar la cuenta, cumplir obligaciones contractuales, atender soporte, mantener auditoría o cumplir requerimientos legales.
Los respaldos pueden conservar datos durante periodos adicionales por razones de continuidad, recuperación ante incidentes y seguridad.
Los plazos concretos por categoría —cuentas, datos operativos, soporte, seguridad y respaldos— deben constar en el contrato, la configuración del despliegue o la información entregada al cliente. Al terminar el servicio se seguirá el procedimiento pactado de exportación y eliminación, salvo conservación exigida por ley o respaldos pendientes de su ciclo documentado.
Derechos y solicitudes
Según la normativa aplicable, una persona puede solicitar acceso, corrección, actualización, portabilidad, oposición, limitación o eliminación de sus datos, así como retirar un consentimiento sin afectar el tratamiento previo.
Los usuarios deben canalizar las solicitudes relacionadas con datos operativos a través de los administradores de su organización. Las solicitudes sobre cuentas, contactos comerciales o datos tratados directamente por Soltechn pueden enviarse al correo publicado en esta página.
Cuando la solicitud involucre datos operativos de la empresa, Soltechn podrá requerir validación del administrador autorizado antes de ejecutar cambios o eliminaciones.
Automatización y asistencia con IA
Si la organización habilita funciones de inteligencia artificial, la instrucción o mensaje y el contexto seleccionado para la tarea pueden enviarse al proveedor configurado para generar una respuesta. En el asistente de conversaciones pueden configurarse OpenAI o Google Gemini; otras funciones pueden utilizar integraciones distintas. El proveedor efectivo depende del módulo y del despliegue.
El ERP puede conservar la solicitud, la respuesta y datos de uso como parte de la conversación o de la trazabilidad. Soltechn no utiliza el contenido operativo del cliente para entrenar modelos propios. La conservación, ubicación y eventual utilización de datos por cada proveedor externo dependen de su contrato y configuración; la organización debe revisar esas condiciones antes de habilitarlo y puede solicitar los detalles aplicables a su despliegue.
No debe incluirse información sensible que no sea necesaria para la tarea. Los periodos de conservación del ERP, sus respaldos y los proveedores pueden ser distintos; los plazos concretos se determinan por contrato, configuración y obligaciones aplicables, no por un plazo único para todos los clientes.
Las respuestas automatizadas pueden contener errores y requieren revisión humana. Soltechn no toma por sí solo decisiones con efectos jurídicos o equivalentes sobre las personas a partir de esas respuestas.
Antes de activar una integración de IA que trate datos operativos, el cliente debe recibir o poder solicitar la identidad del proveedor efectivo, sus condiciones de conservación, ubicación y eventual uso para entrenamiento o mejora de modelos. No se presume que todos los proveedores tengan la misma política.
Comunicaciones comerciales del cliente
Cuando el cliente utilice módulos de campañas, mensajería o CRM para contactar a terceros, debe contar con la autorización o base aplicable, conservar evidencia de ella y atender bajas u oposiciones. Soltechn procesa el envío según la configuración e instrucciones del cliente y puede limitar usos abusivos conforme a la Política de uso aceptable.
Incidentes de seguridad
Cuando se confirme un incidente que comprometa datos personales, Soltechn aplicará su proceso de contención e investigación y notificará al cliente afectado sin demora indebida, con la información disponible y conforme a las obligaciones contractuales y legales aplicables.
Actualizaciones de esta política
Esta política puede actualizarse para reflejar cambios operativos, legales, técnicos o de seguridad. La versión publicada en esta página es la referencia vigente para visitantes y usuarios.